Employeurs : vos obligations dès l'embauche du 1er salarié
L’embauche du premier salarié marque une étape importante dans la vie d’une entreprise. Elle entraîne de nouvelles obligations légales et administratives que chaque employeur doit anticiper, d’autant plus lorsque l’entreprise est implantée à l’étranger et découvre le système social français.
Vous venez d’embaucher votre premier salarié ? Voici les principales démarches à effectuer pour accueillir votre salarié dans les meilleures conditions : déclarer l’embauche auprès de l’Urssaf, identifier la convention collective, établir un contrat de travail conforme, puis produire la première paie et la déclaration sociale qui en découle chaque mois.
Embauche du premier salarié : les obligations à respecter
Affichage obligatoire
Chaque employeur doit s'assurer que les informations obligatoires soient affichées sur le lieu de travail, dans un endroit facilement accessible, ou communiquées aux salariés par tout moyen selon les cas. Les obligations varient notamment en fonction de l'effectif de l'entreprise.
Elles concernent par exemple les coordonnées de l'inspection du travail, les consignes de sécurité, les horaires collectifs et les informations relatives au harcèlement. Consultez le guide officiel des obligations d'affichage en entreprise pour connaître les informations à communiquer.
Registres obligatoires
Registre unique du personnel
Tenez un registre contenant les informations des salariés et des stagiaires, classés par ordre d'embauche. Nos services peuvent vous aider à le générer sous format dématérialisé.
Document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP)
Le DUERP est obligatoire dès le premier salarié. Il permet d'identifier et d'évaluer les risques professionnels auxquels les salariés peuvent être exposés dans le cadre de leur travail.
Il doit être adapté à l'activité de l'entreprise et mis à jour lorsque les conditions de travail évoluent ou lorsqu'une nouvelle information concernant un risque est portée à la connaissance de l'employeur.
Ouverture de comptes
Dès l'embauche du premier salarié, certaines démarches doivent être réalisées auprès des organismes concernés. Pensez notamment à créer vos accès aux services suivants :
- Net-entreprises – Déclarations sociales en ligne
- OPCO (selon l'activité de votre entreprise)
- Service de prévention et de santé au travail (médecine du travail)
Ces démarches permettent notamment d'effectuer les déclarations sociales, de gérer les formalités liées à la formation professionnelle et d'organiser le suivi de santé des salariés.
Contrats de prévoyance et de frais de santé
Prévoyance
La prévoyance est obligatoire pour les salariés cadres et selon les dispositions de la convention collective applicable pour les salariés non cadres. Vérifiez les garanties et les catégories de salariés concernées.
Frais de santé
Chaque employeur doit proposer une complémentaire santé collective à ses salariés et financer au minimum 50 % de la cotisation obligatoire. Certains salariés peuvent toutefois demander une dispense d'adhésion sous certaines conditions.